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Erfahrungsbericht: Elektronische Mieterakte erleichtert Objektverwaltung

Hohe Papierberge, wenig Überblick und langwierige Suchen nach Unterlagen. Die SWD Städtische Wohnungsgesellschaft Düsseldorf wollte sich damit nicht mehr abfinden und setzte auf eine Software für Enterprise-Content-Management (ECM). Ein Erfahrungsbericht.

ELO Workflow-Schema für die automatisierte Verarbeitung eingehender Mieterschreiben (Foto: SWD)
Die städtische Wohnungsgesellschaft Düsseldorf hat mit einer ECM-Lösung unter anderem die Verarbeitung eingehender Mieterschreiben automatisiert (Foto: SWD)

Die 1975 gegründete SWD Städtische Wohnungsgesellschaft Düsseldorf mbH & Co. KG (SWD) ist ein komplexer Dienstleister rund ums Wohnen. Schwerpunkte sind Vermietung, Verwaltung, Instandhaltung, Modernisierung und Wertverbesserung des Bestandes. Die 90 Mitarbeiter verwalten rund 8.500 Wohnungen mit mehr als 15.000 Mietern, etwa 400 Gewerbeeinheiten und rund 1.900 Garagen/Stellplätze.

Dies bringt hohen organisatorischen Aufwand mit sich.  So wuchs die Papierablage mit jährlich rund 100.000 Neudokumenten stetig. Dies hatte zur Folge, dass die Archivlagerfläche knapp wurde und sich die Suche nach benötigten Dokumenten immer langwieriger gestaltete. Die SWD beschloss deshalb 2013, ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) einzuführen. Nach einer detaillierten Marktanalyse fiel die Wahl auf ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office.

Überzeugen konnte insbesondere die Schnittstelle zu Relion, dem bei der SWD eingesetzten System für Immobilienverwaltung. Dieses basiert auf der Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Microsoft Dynamics NAV.

Vorgehen in zwei Phasen
Die Einführung der ECM-Software startete im September 2013. Umgesetzt wurden in Phase 1 die Archivierung der Ausgangsbelege und des Schriftverkehrs, die elektronische Mieterakte sowie die Anbindung an Relion. „Die Mitarbeiter waren nach einer zweitägigen Intensivschulung durch den Business Partner in der Lage, selbst Vorgänge in BC zu programmieren. Zuvor waren ihnen ebenfalls in einem zweitägigen Training Kenntnisse rund um SQL-Abfragen vermittelt worden“, resümiert Sascha Prinz, IT-Leiter bei der SWD.

Ein Großteil der Dokumentenablage besteht bei der SWD aus in Microsoft Office generierten Serienbriefen an die Mieter. Hinzu kommen Schreiben von Mietern und Anwälten, Mietabrechnungen, Eingangsrechnungen, Mahnungen, Bilder sowie Lagepläne. Der Bestand an Altdokumenten wurde im Zuge der ECM-Einführung digitalisiert und 1:1 ins ECM-Archiv übernommen. Alle neu erstellten Dokumente gelangen seither automatisch oder über wenige Eingaben vom Benutzer ins Archiv.

Objekt im Verwaltungsbestand der SWD: Klimaschutzsiedlung Am Wald (Foto: SWD)
Objekt im Verwaltungsbestand der SWD: Klimaschutzsiedlung Am Wald (Foto: SWD)

„Zuerst haben wir das ECM-Archiv gemäß der vorgegebenen Struktur nach ‚Objekt – Hauseingang – Einheit – Historie – sonstige Dokumente’ eingerichtet und so das Fundament für die elektronische Mieterakte gelegt. Danach haben wir die Parameter für die Indexierung und Suche der Dokumente und Ordner definiert“, berichtet der IT-Leiter. Anschließend wurde das ECM-System mit der Software für Immobilienverwalter verbunden.

Die Verzahnung erfolgte mit Hilfe der Handlungsplattform für integratives Arbeiten ELO Business Connect (BC ) und der Integrationsplattform ELO Business Logic Provider (BLP). Dieser ermöglicht auch die Verknüpfung mit Objekten und Vorgängen im Immobilienverwaltungssystem. Der Anwender kann einfach von seiner gewohnten Arbeitsumgebung aus die ECM-Funktionen nutzen und auf das Archiv zugreifen.

Prinz schätzt inbesondere, „dass wir in ELO BC und in Relion kleinere Projekte selbst programmieren und so sehr schnell auf Änderungswünsche der Mitarbeiter und Belange der SWD reagieren können. Inhaltlich begrenzte Schnittstellenkonzepte sind somit Vergangenheit.“

Alle zu archivierenden Dokumente werden jetzt automatisch korrekt abgelegt, sobald sie von den Mitarbeitern einem Mietvertrag, einer Wohneinheit oder ähnlichem zugeordnet sind. Daraufhin indexiert das ECM-System das Dokument automatisch und archiviert es konform der Archivstruktur am richtigen Ablageort. Erkennt das System einen neuen Mieter, erstellt es automatisch einen neuen Ablageordner oder ein Register. Anhand der Mieternummer holt es sich ebenfalls automatisch über die Verbindung zu Relion alle weiteren Informationen für die Indexierung.

Kleinaufträge rund um die Instandhaltung werden über das Handwerkerportal Immo Office vergeben. „Gemeinsam mit dem Business Partner haben wir hierfür einen Workflow für eine komplett beleglose Rechnungsablage eingerichtet – von der Auftrags- und Rechnungserstel- lung bis hin zu deren Freigabe, Buchung und Archivierung“, erläutert Prinz. „Dabei erfolgt stündlich ein Abgleich der Rechnungsdaten zwischen dem ERP- und ECM-System.“

Workflows entlasten Mitarbeiter
In Phase 2 wurde der Postein- und -ausgang – inklusive der Papierrechnungen – mit Hilfe von Workflows automatisiert. Geplant ist, weitere Workflows einzurichten und den Posteingang mit Hilfe der Klassifizierungskomponente DocXtractor zu automatisieren. Diese versieht gescannte oder per E-Mail eingehende Dokumente weitgehend automatisiert mit den erforderlichen Indexmerkmalen. 

Im April 2018 startete das Projekt Rechnungseingangsbuch, um den papierlosen Durchlauf der Eingangsrechnungen in allen Formaten zu realisieren, inklusive der erforderlichen Freigaben und Verarbeitung oder Verbuchung in Relion. Grundlage dafür ist die ELO Business Solution ‚ELO Invoice’.

Fazit
Alle genannten Ziele wurden erfolgreich umgesetzt. Auch die Dokumente aus dem bestehenden Filesystem ließen sich problemlos ins ECM-System übernehmen. So stehen sie per Mausklick zur Verfügung. Rund 60 Mitarbeiter profitieren direkt von der ECM-basierten Arbeitsweise und wollen das System nicht mehr missen. Die Einarbeitungszeit war gering, die Arbeitserleichterung ist dafür umso größer. Pro Jahr archiviert die SWD auf diese Weise rund 100.000 Dokumente rechtssicher. Dabei sind die Bearbeiter unabhängig von Ort und Hardware, denn sie können praktisch über jeden Browser aus auf das ECM-Archiv zugreifen. Ideal für den Außendienst und bei Ortsterminen. Die Workflows für Ein- und Ausgangspost erleichtern und beschleunigen die interne Postzustellung und -verteilung und beachten im Bedarfsfall auch Stellvertreterregelungen.

22.02.2019