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„Entscheiden und durchhalten“

Wie eine Versicherung ihre Bürowelten neu konzipierte, und was attraktive Arbeitgeber ausmacht. Ein Praxisbericht vom imfokus-Gipfeltreffen "User Experience im Büro – Future Office".

Typisch für die imfokus-Gipfeltreffen sind die von den Moderatoren angeleiteten Diskussionen aller Teilnehmer an den Tischen. Diesmal wurde besonders rege debattiert (Foto: Axel Schulten/immobilienmanager)
Typisch für die imfokus-Gipfeltreffen sind die von den Moderatoren angeleiteten Diskussionen aller Teilnehmer an den Tischen. Diesmal wurde besonders rege debattiert (Foto: Axel Schulten/immobilienmanager)

Standhaft bleiben und einen langen Atem beweisen. Diese Prinzipien haben sich bewährt, wenn es um die Umgestaltung von Büros geht. Wer neue Arbeitswelten schaffen möchte, stößt nicht bei allen Mitarbeitern auf Zustimmung. Aber wer frühzeitig und ausführlich mit ihnen kommuniziert, wer ihre Bedürfnisse und Bedenken ernst nimmt, der gelangt ans Ziel und schafft ein Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen und gute Leistungen bringen.

Die Grundfrage formulierte Ulrich Kerber, CEO Freudenberg Real Estate Management, beim imfokus-Gipfeltreffen: „Wie kann ich Rahmenbedingungen schaffen, in denen die Potenziale der Mitarbeitenden am besten zur Entfaltung kommen?“

Dafür müssen sie mitunter durch ein heftiges Wechselbad gehen. Dies erfuhren die rund 80  Teilnehmer der Veranstaltung bei einem Bericht aus der Praxis, den Maria d´Antuono, Leiterin Marketing- und Unternehmenskommunikation bei der Delvag Versicherung, und René Wiesen, CIO der Delvag, vorstellten.

Die Mitarbeiter der beiden Lufthansa-Töchter Delvag und Albatros Versicherungsdienste waren an moderne Büroräume mit Kantine gewöhnt. Doch als die Lufthansa beschloss, den Standort Köln-Deutz deutlich zu verkleinern, schickte ihr der Vermieter die Kündigung, und auf die Schnelle musste ein neues Quartier für die verbliebene Mannschaft gefunden werden. Man zog nach Braunsfeld in ein abgenutztes Gebäude, in dem mitunter sogar die Heizung ausfiel. Ein Jahr lang musste die Belegschaft durchhalten, doch sie hatte eine gute Perspektive.

Seit April 2019 sitzen die rund 220 Mitarbeiter nun im revitalisierten Scheibenhaus One Cologne im Kölner Stadtteil Ehrenfeld auf 4.200 Quadratmetern. „Wir wollen uns immer weiterentwickeln“, sagte Maria d´Antuono, und die Innenarchitektur habe dabei eine dienende Funktion. Parallel zum Umzug setzte das Unternehmen neue Produkte auf wie eine Drohnenversicherung, mobiles Arbeiten und das weitgehend papierlose Büro wurden eingeführt. 13 Meter Aktenschränke schrumpften auf drei Meter.

Das Design der neuen, schönen Bürowelt folgt dem Prinzip, dass 70 Prozent der Flächen für das ruhige Arbeiten dienen, 20 Prozent für die Kommunikation und zehn Prozent sollen die Kreativität fördern. In mehr als 20 Think Tanks, Besprechungs- und Projekträumen können Meetings nun im Ambiente von Werkstatt, Bibliothek, Flugzeugcockpit oder Park stattfinden.

Bewährt habe sich eine schrittweise Umstellung: „Nicht gleichzeitig Großraumbüro und Shared Desks einführen, sondern eines nach dem anderen“, schilderte René Wiesen. Shared Desks gibt es momentan nur auf freiwilliger Basis. Unabdingbar sei der Rückhalt der Geschäftsleitung, aber auch der enge Kontakt mit Betriebsrat, Corporate Real Estate Management oder dem Einkauf. Dialog- und Informationsveranstaltungen mit allen Beteiligten gehören ebenfalls dazu.

Als all dies gut gelaufen war, galt die Devise: „Entscheiden und durchhalten.“ Gerade scheinbare Kleinigkeiten erwiesen sich als schwierig: Manche Kollegen wollten sich einfach nicht von ihren Papierkörben trennen. „Die Aufregerthemen waren die Parkplätze und das Catering“, musste d´Antuono feststellen. Eine Kantine gab es nicht mehr – im Gegensatz zur Zeit in Deutz – aber die Zufriedenheit ist zurückgekehrt dank kostenlosem Obst, Kaffee und einer Bar im Erdgeschoss mit Sonderkonditionen für Delvag-Albatros-Mitabeiter.

Exklusiv

Hier gibt es alle Impulsvorträge des imfokus-Gipfeltreffen zum kostenlosen Download.

Damit ist die Aufgabe aber nicht beendet. Ein bis zwei Mal pro Jahr wird der Status Quo diskutiert, „und dann sehen wir, welche Weiterentwicklungen wir umsetzen wollen“, kündigte René Wiesen an.

Das Gewicht zwischenmenschlicher Faktoren
Was einen außergewöhnlich guten Arbeitgeber ausmacht, erkundet regelmäßig das Beratungsunternehmen Great Place to Work. Sein Deutschland-Chef Frank Hauser präsentierte Punkte, in denen als attraktiv bewertete Arbeitgeber besonders gut abschnitten. Dazu zählt die Raumkultur – ein gutes Gebäude in einem schönen Umfeld –, aber deutlich schwerer wiegen zwischenmenschliche Faktoren: Glaubwürdigkeit von Unternehmen und Führung, Respekt, Fairness, Teamgeist. Dann kann ein Mitarbeiter auch stolz auf seine Firma sein.

Eine gute Firmenkultur fördert zudem den wirtschaftlichen Erfolg. Hauser zeigte Charts, nach denen gute Arbeitgeber einen überdurchschnittlichen Aktienwert ausweisen, eine geringere Mitarbeiterfluktuation verzeichnen und eine Umsatzrendite, die deutlich über dem deutschen Durchschnitt liegt.

Hauser betonte: „Dialog und Ausdauer sind wichtig“ und appellierte an die Führungskräfte, ihren Mitarbeitern Raum zu geben und originelle Ideen zuzulassen.  

Daran mangelte es nicht bei diesem imfokus-Gipfeltreffen. So wurden an den Tischen auch Fragen diskutiert, die für allgemeine Heiterkeit sorgten: Wie förderlich ist ein Hund für das Arbeitsklima? Und muss ein Bällebad im Büro wirklich sein?

Autor: Roswitha Loibl

28.11.2019