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„Ich habe doch keine Zeit!"

Von allem hat man reichlich: Arbeit, Verantwortung, Erwartungen, Druck. Woran es aber mangelt ist: Zeit! Deshalb ist im Job strategisches Zeitmanagement gefragt. Und hier kann man von großen Konzernlenkern einiges lernen.

Im Job sind Strategien für das Zeitmanagement gefragt (Foto: Kevin/unsplash.com)
Im Job sind Strategien für das Zeitmanagement gefragt (Foto: Kevin/unsplash.com)

"Dafür habe ich jetzt wirklich keine Zeit!" Wie oft jeder von uns diesen Satz wohl während seiner Arbeitswoche sagt – auch wenn es nur in Gedanken zu sich selber ist. Gerade wenn Aufgaben und Arbeit zunehmen, ist es wichtig seine Zeit und seine Kräfte strategisch sinnvoll einzusetzen. Strategisches Zeitmanagement ist gefragt.

Die Harvard Business School hat über zwölf Jahre untersucht, mit welchen Strategien Top-Manager ihren Workload bändigen . Dafür analysierten sie fast 60.000 CEO-Stunden. Aus den Ergebnissen kann jeder Arbeitnehmer Punkte für seinen eigenen Job ableiten:

1. Persönlich kommunizieren
Den größten Teil der Arbeitszeit von CEO nehmen persönliche Meetings in Anspruch. Immerhin 61 Prozent ihrer Zeit verbringen Top-Manager in persönlichen Gesprächen. Gleichzeitig minimieren Sie Kommunikation via E-Mail, die für die meisten CEOs Zeitfresser sind. Nachvollziehbar: Schließlich lassen sich im direkten Kontakt Dinge direkter und schneller besprechen als im Ping-Pong-Mail-Verlauf, der zudem häufig zu Fehlinterpretationen führt. Aber Achtung: Verkommen Meetings zur reinen Reporting-Orgie, mutieren sie zu Zeitfressern ohne Mehrwert.

2. Klare Ziele stecken
Wer effektiv sein will, muss sein Ziel kennen. Nur so kann er seine Zeit gewinnbringend einsetzen. Einige der erfolgreichsten CEOs verbringen bis zu 80 Prozent ihrer Zeit mit Aktivitäten für ihre persönliche Agenda. Was hat heute Priorität? Welche strategischen Ziele verfolge ich? Spiegelt mein Tagesablauf und Kalender diese Agenda wider? Diesen Check sollte jeder regelmäßig machen – und wenn nötig, Veränderungen vornehmen.

3. Routine-Arbeiten minimieren
Arbeiten der Kategorie "Routine" bringen Sie selten wirklich voran. Oft lassen sich solche Aufgaben minimieren oder dank digitaler Helferlein sogar automatisieren. Manche To-do-Aufgabe, die seit Jahr und Tag fester Bestandteil ihres Jobs ist, ist mittlerlweile vielleicht sogar überflüssig.

4. Zeit zum Nachdenken nehmen
Wenn der Stress überhand nimmt, neigt man dazu, sich keine Zeit mehr zu nehmen. Schnell schnell, statt in der Ruhe liegt die Kraft. Doch gerade die CEOs zeigen, wie wichtig es ist, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen. Gut vorbereitete Termine bringen bessere Ergebnisse und sparen so am langen Ende sogar Zeit. Gleiches gilt, wenn man sich vor einer Aufgabe die Zeit nimmt, über den effektivsten und sinnvollsten Weg nachzudenken. Erst denken, dann handeln, sollte die Prämisse sein.

Übrigens: Die Untersuchung förderte auch zutage, dass die Top-Manager viel Wert auf Erholung legen. Schlaf (im Durchschnitt 6,9 Stunden!), Fitness, Familie und Entspannung kommen nicht zu kurz. Hierin liegt eine wichtige Kraftquelle, um den Herausforderungen des Jobs gestärkt zu begegnen. Und das gilt ganz sicher nicht nur für Top-Manager.

Wie teilen Sie sich Ihre Zeit ein? Wie gehen Sie mit Stress im Job um? Verraten Sie uns Ihre Zeitmanagement-Strategie in einer Nachricht an redaktion@immobilienmanager.de

Autor: Markus Gerharz

18.07.2018